Как настроить обслуживание офиса

Возможно ли, чтобы в офисе всё необходимое незаметно появлялось «само собой»? Чтобы кофе не заканчивался, в кулере всегда была вода, а в принтере — бумага, кондиционеры работали, заявки сотрудников на канцтовары и «печеньки» исполнялись, чтобы уборщица не забывала снимать паутину в углах? И ещё хотелось бы обо всём этом не думать и не контролировать лично.
Конечно, всё можно устроить и организовать. Руководители компаний обычно действуют одним из трёх способов:

1. распределяют обязанности по хозяйству между сотрудниками (а по сути, занимаются всем сами);
2. нанимают офис-менеджера;
3. передают обслуживание на аутсорс.

Приглядимся поближе ко всем трём вариантам.

Так обычно поступают руководители маленьких фирм, стартапов. Воду для сотрудников здесь доставляет директор (потому что у него есть машина), канцтовары закупает бухгалтер, а за кофе отвечает тот, кто больше всех его любит. Наибольшее количество задач достаётся, конечно, секретарю, которая не успевает работать с корреспонденцией и графиком босса, потому что постоянно занята организацией работы уборщиц или поисками расторопного сантехника.

Контролировать результаты этой «самодеятельности» в итоге всё равно приходится директору.
Причём руководители фирм, релоцировавшихся из других стран, не всегда представляют, с чем они столкнутся на этом пути.
 

В Грузии далеко не у каждой компании есть свой сайт, страница в соцсетях, не каждый предприниматель представлен в каталогах услуг, агрегаторах. Поиск в интернете развит довольно слабо. Куда большее значение имеют личные контакты.
Менеджеры с опытом бережно собирают номера телефонов хороших электриков, сантехников, мастеров по ремонту офисной техники, других подрядчиков по разным видам работ.
Не менее важно завести приятельские отношения со службами доставки полезных магазинов. Иначе ждать свой заказ — кофемашину, мебель или что-то ещё — можно неделю, если не дольше.

Екатерина, офис-менеджер Jara Property

Всё это отнимает много времени и сил, особенно на первых порах, когда фирма только начинает свою работу.

Этот способ более продуктивный, но с ним может возникнуть ряд трудностей.
 

1. В маленьком коллективе и таком же офисе отдельная штатная единица для решения бытовых вопросов — неоправданная роскошь. Можно взять сотрудника на полставки, но это усложняет поиск кандидата.
2. Другая сторона той же медали — большой объём задач для менеджера. В этом случае или придётся загнать его, как рабочую лошадь, или нанять второго (что редко бывает целесообразно).
3. Непросто найти компетентного сотрудника. На вакансию офис-менеджера чаще откликаются молодые специалисты без опыта. Способных хозяйственников быстро повышают. Так что, скорее всего, придётся нанять новичка и обучать самому. Пока происходит обучение, кругом кавардак и неразбериха.
4. Если специалист заболел, ушёл в отпуск, руководителю приходится заняться его работой самому или доплачивать кому-то из сотрудников, кто возьмёт на себя ещё и эти обязанности.

Однако главная проблема этого способа организации даже не в затратах.
Каждый руководитель хочет заполучить в свой офис настоящую фею, которая решает все проблемы взмахом волшебной палочки. А в лучшем случае получается нанять Золушку — исполнительную и трудолюбивую. Она старательно выполняет все распоряжения, но боится взять на себя ответственность.
Золушка понятия не имеет, где подешевле закупить хозтовары, где найти хорошего сантехника, электрика или другого специалиста, который приедет быстро и устранит аварию. У неё нет волшебной палочки, чтобы ускорить доставку офисной техники из магазина или справиться с серьёзной коммунальной проблемой, вроде прорыва канализации во двор здания.

В итоге руководитель оказывается вовлечён в решение хозяйственных вопросов гораздо больше, чем он рассчитывал, и всё равно работает «старшим офис-менеджером».

Обслуживание своего офиса можно доверить компании, которая на этом специализируется, и оплачивать как услугу. Например, за такой услугой можно обратиться к нам, в Jara Property.
Этот вид аутсорсинговой деятельности ещё не получил широкого распространения, поэтому не все знают, насколько выгоден такой вариант и для маленькой фирмы, и для большой компании.
Чем же он хорош?
 

1. В помещениях вашей компании будет порядок с первого дня после заключения договора. Не будет суматошного организационного периода, пока вы найдёте и обучите офис-менеджера, выберете поставщиков, организуете уборку, вывоз мусора… Вы можете въехать в офис и сразу же заниматься только своим бизнесом! Всё нужное для этого будет. И без вашего непосредственного участия.
2. Офис-менеджмент на аутсорсе не берёт больничные и отпуска, у нас достаточно сотрудников, чтобы вести работу непрерывно.
3. Вы серьёзно сэкономите: на фонде оплаты труда, на организации рабочего места для штатного сотрудника, на хоз- и канцтоварах, которые мы закупаем для всех своих клиентов по оптовым ценам.
4. Не придётся думать о загруженности офис-менеджера — недостаточной для работы на полную ставку или, наоборот, чрезмерной.
5. Все наши менеджеры действуют в соответствии с высокими стандартами обслуживания, разработанными в Jara Property. Чёткие должностные инструкции, отлаженная схема работы созданы нами, чтобы вы даже не заметили, что в вашем офисе были какие-то технические неисправности.

Но самое главное — вы сможете настроить обслуживание в полном соответствии со своими запросами. К договору прилагается сервис-план, в котором указаны все виды работ, которые вы перепоручаете нашей компании.
 

Также будет составлен чек-лист предметов, наличие которых необходимо поддерживать — хозяйственных и канцелярских товаров, воды, продуктов питания — вплоть до вида конфет, которые любят ваши сотрудники. А наши менеджеры будут пополнять запасы до того, как они иссякли.
Само собой, в чек-лист можно и нужно вносить изменения. Мы предоставляем прозрачную отчётность по каждой покупке, ведём бухгалтерский учёт израсходованных средств, который вы в любой момент можете посмотреть онлайн, проанализировать свои траты за месяц, скорректировать их.
Мы всегда на связи и готовы немедленно решить любую проблему: от закончившихся чернил в принтере до лопнувшей трубы.

 

Однажды на крышу офиса наших клиентов рухнуло дерево. Мы вызывали спасателей и даже были вынуждены обратиться в мэрию. В результате дерево распилили и вывезли за один день, хотя изначально речь шла о двух неделях. Это спасло пристройку здания от разрушения.
Евгения, менеджер Jara Property

Многим руководителям кажется, что человек, который всегда находится в офисе, решит любую задачу быстрее. Но это заблуждение. Скорость решения проблем зависит не от рабочего места сотрудника, а от наличия у него необходимых контактов, навыков, опыта.
Мы давно занимаемся офис-менеджментом. За это время у нас сложились взаимовыгодные партнёрские отношения с подрядчиками и поставщиками. Многие товары и услуги при обращении к ним мы получаем на льготных условиях. В том числе это касается и скорости исполнения заявки.

 

На прошлой неделе на оптовых складах Тбилиси закончились запасы воды для кулеров в бутылях по 19 литров. Насколько это неприятная ситуация, ощутили на себе все организации в городе.

Но поставщик, с которым мы давно сотрудничаем, пошёл нам навстречу: первую же партию, поступившую на склад после «коллапса», развезли по офисам, которые обслуживаем мы. А поскольку менеджеры Jara Property постоянно мониторят запасы и заранее их пополняют, наши клиенты даже не заметили, что проблема была.

Екатерина, офис-менеджер Jara Property

Если вы ещё сомневаетесь, какой из трёх вариантов выбрать, записывайтесь к нам на бесплатную консультацию, чтобы сделать примерный расчёт стоимости обслуживания вашего офиса.
Гарантируем: заказав однажды услуги Jara Property, вы не захотите вернуться к другой форме организации офис-менеджмента.