Офис-менеджер в Грузии: как его найти и какие обязанности доверить

Многие считают, что офис-менеджер — работник самого начального уровня и для замещения этой позиции не нужно ни выдающегося ума, ни опыта, ни образования. Это вредный стереотип. Особенно для руководителя, который находится в поисках такого специалиста для своего офиса.
Рассказываем, почему офис-менеджер важная единица в компании, какими навыками он должен обладать и где искать хорошего работника.
 

Бизнес во всём мире развивается в сторону клиентоориентированности. Заметно более бережным стало за последние годы и отношение к кадрам. Квалифицированных работников наниматели стремятся удержать всеми силами — не только предлагая конкурентную зарплату, но и создавая на рабочем месте комфортные условия.
«Дружелюбный коллектив, кофе и печеньки» — уже почти обязательная строчка в описании вакансии. А обеспечивает это всё офис-менеджер.

Он отвечает:
 

• за наличие канцелярских принадлежностей, нужных каждому сотруднику;
• исправность офисной и бытовой техники;
• обеспечение питьевой водой, чаем, кофе и другими продуктами;
• организацию уборки и поддержание чистоты;
• контроль за комфортными условиями труда, вплоть до нормального функционирования систем отопления и канализации.

Кроме того, в обязанности офис-менеджера обычно входит встреча посетителей, работа с деловой корреспонденцией, приём и распределение звонков. То есть уровень подготовки этого специалиста, его личностные качества во многом определяют впечатление посетителей о компании.
Может ли офис-менеджер повлиять на «дружелюбие коллектива»? Судите сами: обычно он отвечает за организацию всех корпоративных мероприятий от бизнес-тренингов и тимбилдингов до новогодних вечеринок и поздравлений с днём рождения.
Также в перечень обязанностей часто входят:
 

• координация работы секретарей, водителей, курьеров, технических сотрудников;
• поиск поставщиков, оптимизация офисных расходов;
• ведение отчётности о расходах на офис.

Специальности «офис-менеджмент» в вузах пока нет. Но должность эта руководящая, требует организаторских способностей. Поэтому чаще всего в вакансиях присутствует требование о высшем образовании без конкретизации направления. Наниматели (неофициально) предпочитают гуманитариев: филологов, журналистов, специалистов в сфере маркетинга и PR. Также востребованы экономисты.
Обязательное требование — знание компьютерных офисных программ. Преимуществом будет прохождение специальных курсов по офис-менеджменту.
Едва ли не главные качества, которые ищут наниматели, — это хорошие манеры и коммуникабельность. Ещё бы! Офис-менеджер — лицо фирмы, и это лицо должно быть как минимум приятным. А для встречи гостей разного ранга, общения по телефону важны грамотная речь и чёткая дикция.
Качества из последней группы легко оценить на собеседовании. Но как понять, насколько миловидная говорливая девушка умело обращается с оргтехникой? Сможет ли организовать работу персонала? Не растеряется ли она, если в здании прорвёт трубу?
Можно, конечно, предложить теоретические задачки на ответственность, умение принимать самостоятельные решения, работать в режиме многозадачности. Но и этих качеств мало для хорошего офис-менеджера.

Если ваш бизнес не ориентирован на внутренний грузинский рынок, все сотрудники релоцировались из другой страны и вам непременно хочется нанять русскоговорящего специалиста — всё равно ищите среди местных!
Даже опытный руководитель, который у себя на родине легко организовывал любые процессы и снабжение офиса, в чужой стране может оказаться в тупике. Без знания языка и местного рынка абсолютно непонятно:

• где искать надёжных поставщиков;
• сколько должны стоить те или иные товары;
• куда звонить в случае чрезвычайных коммунальных происшествий;
• где искать мастеров по ремонту офисной техники, установке компьютерных программ и т. п.

Поиски поставщиков и мастеров в интернете вряд ли дадут ожидаемый результат. Как и поиски подходящего по всем параметрам, опытного местного менеджера с полным списком нужных контактов.
Но у руководителей компаний есть простой выход из этой непростой ситуации. Вместо долгих поисков незаменимого специалиста можно передать офис-менеджмент на аутсорсинг в профильную компанию, чтобы ваши бытовые задачи решала целая команда профессионалов. Так вы обеспечите своим сотрудникам и гостям комфорт, а себе — экономию и спокойствие за результат.