Чтобы оформить офис-менеджмент от Jara Property, необходимо оставить заявку на первичную консультацию на нашем сайте.
Во время консультации менеджер Jara Property уточнит основные характеристики вашего офиса:
- площадь помещения;
- количество сотрудников, регулярно посещающих офис;
- месторасположение офиса;
- вид деятельности компании.
Также на консультации вы обозначите примерные задачи по обслуживанию офиса.
Далее офис-менеджер Jara Property лично посещает ваш офис, чтобы оценить объем работ и высказать предложения по обслуживанию.
Собрав необходимую информацию, мы направляем вам коммерческое предложение с указанием перечня выполняемых работ и ежемесячной стоимости услуги.
После согласования деталей клиент заключает договор с Jara Property. В договоре предусматривается испытательный срок на обслуживание.
Документ составляется в 2-х экземплярах на 2-х языках — грузинском и родном языке клиента (русском, английском).
Подписание договора возможно в электронном виде с помощью цифровой подписи.
Для удобства клиентов мы используем балансовую систему, подобную той, что используется операторами мобильной связи. С момента заключения договора «офис» превращается в «проект». На баланс «проекта» клиентом вносится сумма для ежемесячного обслуживания. Все расходы офиса, такие как закупка товаров, оплата услуг мастера по ремонту или уборке помещения будут списываться с данного баланса и фиксироваться в программе Click Up и балансовой таблице. Далее мы расскажем более подробно о ведении бухгалтерии в этих программах.
После заключения договора начинается самое интересное — настройка автоматизации процессов обслуживания вашего офиса.В первую очередь офис-менеджер выезжает на место для составления чек-листа необходимых офисных товаров. Данный список оформляется вместе с клиентом с учетом потребностей сотрудников и посетителей офиса. Как правило, чек-лист включает в себя воду для кулера, продукты питания, хозяйственные принадлежности и канцелярию с указанием количества по каждой позиции.
| Хозяйственные товары | Количество на неделю |
| Туалетная бумага | 1 уп. |
| Жидкое мыло | 2 шт. |
| Освежитель воздуха | 1 шт. |
| Салфетки для диспенсера | 20 шт. |
Помимо чек-листа разрабатывается сервис-план уборки помещения. План содержит перечень работ по уборке каждой зоны офиса и периодичность ее проведения.
| Зона кухни | Периодичность |
| Влажная уборка напольного покрытия | 2 раза в неделю |
| Удаление пыли и грязи со столешницы и столов | 2 раза в неделю |
| Мытье посуды, мытье сантехники | 2 раза в неделю |
| Удаление пыли и грязи с кухонного оборудования (чайник, микроволновка, кулер, холодильник, кофе машина) | 2 раза в неделю |
| Удаление пыли и грязи с оконных рам | 2 раза в неделю |
Два этих документа помогают офис-менеджеру контролировать остатки товаров по каждой позиции и качество уборки офиса.
Менеджер Jara Property создает «проект» по обслуживанию нового офиса в программе Click Up. В программу вносится:
- документация по «проекту»: контакты клиента, данные по договору, чек-лист и сервис-план уборки помещения;
- список регулярных и вновь поступивших задач от клиента. Клиент направляет заявки на специальную электронную почту или через мессенджер;
- информация о платежах по «проекту»: чеки по итогам наличной и безналичной оплаты, инвойсы для проведения оплаты заказов. Помимо ведения «проекта» в Click Up, офис-менеджер создает в Excel балансовую таблицу, где отражает все расходы и поступления средств по обслуживанию офиса.
В таблице указывается:
- дата операции;
- описание товара или услуги;
- статья расходов;
- сумма расходов;
- остаток средств на балансе.
Клиент имеет постоянный доступ к этой таблице и может в режиме онлайн отслеживать расходы по интересующим статьям, а также корректировать траты при необходимости.
Как только остаток средств приближается к минимуму, клиент получает уведомление о необходимости пополнить баланс.
1. Работать с Jara Property выгодно. Мы сотрудничаем с проверенными поставщиками товаров для офиса в Тбилиси, имеем корпоративные скидки на регулярные оптовые закупки.
2. Работа офис-менеджера абсолютно прозрачна. Вы получаете отчет по каждому купленному товару или предоставленной услуге для вашего офиса.
3. Удаленный формат работы. Мы не занимаем рабочее место в вашем офисе, не требуем технического оборудования.
4. Непрерывное обслуживание вашего офиса. Все офис-менеджеры имеют высокую квалификацию и могут заменить друг друга на случай отпуска или больничного.
5. Предоставление офисной техники в аренду. Мы можем предоставить в аренду кофемашину и оргтехнику на самых выгодных условиях.
Забронируйте консультацию на любой удобный день и час, ответим на все ваши вопросы, абсолютно бесплатно
